Klartext SchuleSprachen

Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Website klartext.schule und die App app.klartext.schule. Beide sind bewusst datensparsam gebaut: Eltern brauchen kein Konto und keine Anmeldung, es gibt kein Tracking. Nur Lehrkräfte melden sich in der App mit ihrer E-Mail-Adresse an. Die folgenden Abschnitte erklären, welche Daten wir trotzdem verarbeiten und warum.

Eine kurze Erklärung in einfacher Sprache für Eltern finden Sie unter Datenschutz kurz erklärt.

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Gemeinsam mit künstlicher Intelligenz e. V.
c/o STARTPLATZ
Im Mediapark 5
50670 Köln
E-Mail: datenschutz@klartext.schule

2. Was Klartext Schule tut – und was nicht

Lehrkräfte registrieren sich mit ihrer E-Mail-Adresse und laden Elternbriefe als Datei hoch. Die App erzeugt einen QR-Code mit einer zufälligen, nicht erratbaren Adresse. Eltern können diesen QR-Code scannen, eine Sprache wählen und den Brief übersetzt lesen.

  • Für Eltern werden keine Nutzerkonten angelegt; auf den Seiten für Eltern wird kein Cookie gesetzt.
  • Es findet kein Tracking, kein Analytics, keine Werbung statt.
  • Es werden keine Cookies von Drittanbietern gesetzt.
  • Es gibt keinen Rückkanal: Eltern können nicht antworten, kommentieren oder Fragen stellen.

3. Website klartext.schule

Die Website ist eine statische Informationsseite. Sie setzt keine Cookies, nutzt kein Tracking und lädt keine Inhalte von fremden Servern (Schriften liegen auf unserem eigenen Server). Formulare gibt es nicht.

Beim Aufruf übermittelt Ihr Browser technisch notwendige Informationen, die unser Webserver in Logfiles speichert: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, abgerufene Adresse, Browser- und Betriebssystemkennung. Die Daten dienen nur dem sicheren Betrieb und werden nicht mit anderen Daten zusammengeführt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren und stabilen Betrieb).

4. App app.klartext.schule

4.1 Inhalte hochgeladener Briefe

Wenn eine Lehrkraft einen Elternbrief hochlädt, liest die App den Text aus der Datei (PDF, DOCX oder TXT) und speichert ihn in unserer Datenbank. Vor dem Veröffentlichen wird der Text auf typische personenbezogene Muster geprüft (E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Geburtsdaten, Adressen) und die Lehrkraft entsprechend gewarnt. Die Entscheidung, ob der Brief in dieser Form veröffentlicht wird, liegt bei der Lehrkraft.

Wir empfehlen ausdrücklich, in Briefen keine Vollnamen, Geburtsdaten, Adressen, Telefonnummern, Gesundheits- oder andere besonders schützenswerte Daten einzelner Kinder anzugeben.

Hochgeladene Briefe werden nach 180 Tagen automatisch gelöscht. Lehrkräfte können eigene Briefe jederzeit über das Lehrkraft-Dashboard früher löschen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bereitstellung des Dienstes gegenüber Lehrkräften und Eltern).

4.2 Übersetzungen

Wenn Eltern eine Sprache auswählen, wird der Brieftext zur maschinellen Übersetzung an einen Auftragsverarbeiter übergeben (siehe Abschnitt 6.1). Die Übersetzung wird in unserer Datenbank zwischengespeichert, damit weitere Aufrufe desselben Briefs keinen erneuten Übersetzungsvorgang auslösen. Übersetzungen werden zusammen mit dem Brief gelöscht.

4.3 Zugang für Lehrkräfte

Lehrkräfte registrieren sich mit ihrer E-Mail-Adresse. Ein Passwort gibt es nicht: Zur Bestätigung der Adresse und bei jeder Anmeldung schicken wir einen kurzlebigen Code per E-Mail. In der Pilotphase wird jeder Zugang von uns manuell freigeschaltet und einer Schule zugeordnet. Dazu speichern wir:

  • E-Mail-Adresse und ob sie bestätigt ist,
  • die zugeordnete Schule, den Freigabestatus und das monatliche Kontingent an Briefen,
  • Zeitpunkt der Registrierung und der letzten Anmeldung,
  • die Zeitpunkte veröffentlichter Briefe, um das monatliche Kontingent zu zählen (ohne Briefinhalt).

Die E-Mail-Adresse verwenden wir ausschließlich für Anmeldecodes und Mitteilungen zum Zugang (z. B. die Freischaltung) – nicht für Newsletter oder Werbung. Bei einer neuen Registrierung erhält das Klartext-Team eine interne Benachrichtigung mit der E-Mail-Adresse, um den Zugang freizuschalten. Der Versand der E-Mails erfolgt über einen Auftragsverarbeiter (siehe Abschnitt 6.2).

Lehrkräfte können ihren Zugang jederzeit im Lehrkraft-Dashboard selbst löschen; dabei werden auch alle eigenen Briefe und Übersetzungen gelöscht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung des von der Lehrkraft angeforderten Zugangs) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Missbrauchsvermeidung durch Freigabe und Kontingent).

4.4 Cookies für Lehrkräfte

Auf der Lehrkraft-Seite der App (Anmeldung, Upload, Dashboard) setzen wir technisch notwendige Cookies: einen Session-Cookie (klartext_sid), der nur eine zufällige Sitzungs-Kennung enthält und die Anmeldung aufrechterhält, sowie einen Cookie zum Schutz von Formularen vor Cross-Site-Request-Forgery (csrftoken). Auf den Seiten für Eltern und auf der Website wird kein Cookie gesetzt.

Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (unbedingt erforderlich für die Nutzung des angeforderten Dienstes) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4.5 Server-Logfiles und Rate-Limiting

Beim Aufruf der App speichert unser Server dieselben technischen Informationen wie bei der Website (siehe Abschnitt 3). Sie werden nicht mit Inhalten von Briefen verknüpft.

Um automatisiertes Massenscanning oder Missbrauch zu unterbinden, begrenzen wir die Anzahl der Anfragen pro IP-Adresse innerhalb eines Zeitfensters. Dazu werden IP-Adressen kurzzeitig im Speicher der App verarbeitet; eine dauerhafte Speicherung erfolgt nicht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb und am Schutz vor Missbrauch).

5. Hosting

Website und App werden auf Servern in Deutschland betrieben. Hoster ist die Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen. Mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Die Datenbank der App läuft auf demselben Server und speichert ausschließlich die in Abschnitt 4 beschriebenen Daten.

6. Externe Dienste / Auftragsverarbeitung

6.1 DeepL (maschinelle Übersetzung)

Für die Übersetzung der Brieftexte nutzen wir den Dienst DeepL der DeepL SE, Maarweg 165, 50825 Köln, Deutschland. DeepL verarbeitet die übermittelten Texte ausschließlich auf Servern in der Europäischen Union. Mit DeepL besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

DeepL speichert die übermittelten Texte gemäß Vertrag nicht dauerhaft und nutzt sie nicht zum Training eigener Modelle. Wir übermitteln ausschließlich den Brieftext, keine zusätzlichen personenbezogenen Daten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, Eltern verständliche Übersetzungen anzubieten). Weitere Informationen: deepl.com/de/privacy.

6.2 Brevo (E-Mail-Versand)

Anmeldecodes und Mitteilungen zum Lehrkraft-Zugang versenden wir über den Dienst Brevo der Sendinblue SAS, 106 boulevard Haussmann, 75008 Paris, Frankreich. Übermittelt werden die E-Mail-Adresse der Lehrkraft und der Inhalt der jeweiligen E-Mail (Code bzw. Mitteilung), keine Briefinhalte. Mit Brevo besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Weitere Informationen: brevo.com/de/legal/privacypolicy.

6.3 Geplante Funktionen

Geplant sind eine Fassung in einfacher Sprache, die ebenfalls über DeepL (Abschnitt 6.1) erzeugt wird, und eine Vorlesefunktion über die Sprachausgabe des jeweiligen Browsers. Beide sind noch nicht aktiv. Bevor sie aktiv werden, ergänzen wir diese Erklärung.

7. Empfänger von Daten

Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte über die in Abschnitt 5 und 6 genannten Auftragsverarbeiter hinaus findet nicht statt. Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU bzw. des EWR ist nicht vorgesehen.

8. Speicherdauer

  • Briefinhalte und Übersetzungen: höchstens 180 Tage ab Upload, danach automatische Löschung.
  • Lehrkraft-Zugang (E-Mail-Adresse, Schule, Freigabestatus): bis zur Löschung durch die Lehrkraft, spätestens 12 Monate nach der letzten Nutzung (Anmeldung oder Upload); Registrierungen, deren E-Mail-Adresse nicht bestätigt wurde, nach 7 Tagen.
  • Zeitpunkte veröffentlichter Briefe (Kontingent): 12 Monate, bei Löschung des Zugangs sofort.
  • Anmeldecodes: wenige Minuten.
  • Session-Cookie: bis zur Abmeldung, spätestens 14 Tage nach der letzten Nutzung.
  • Server-Logfiles von Website und App: [OFFEN: Aufbewahrung der Container-Logs in Coolify festlegen und hier eintragen; bisher stand „in der Regel maximal 14 Tage“ ohne technische Grundlage]

9. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht,

  • Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu verlangen (Art. 15 DSGVO),
  • die Berichtigung unrichtiger Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO),
  • die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen (Art. 17, 18 DSGVO),
  • der Verarbeitung zu widersprechen (Art. 21 DSGVO),
  • Daten in einem strukturierten, gängigen Format zu erhalten (Art. 20 DSGVO),
  • sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO).

Zuständige Aufsichtsbehörde ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.

10. Verschlüsselung

Website und App verwenden ausschließlich HTTPS mit aktueller TLS-Verschlüsselung.

11. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Funktionen oder die eingesetzten Auftragsverarbeiter ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter dieser Adresse abrufbar.